De Wet 25, die volledig van kracht is sinds 22 september 2024, heeft het kader herdefinieerd waarbinnen een werkgever in Québec kan omgaan met de persoonlijke telefoon van een werknemer. Voordat we het hebben over gebruiksbeleid of productiviteit, is het deze regelgevende laag die elke beslissing met betrekking tot BYOD en toezicht op de werkplek beïnvloedt.
Wet 25 en BYOD: verplichtingen van de werkgever met betrekking tot de persoonlijke telefoon
Elke onderneming die van een werknemer vraagt om een professionele applicatie op zijn of haar persoonlijke apparaat te installeren, activeert een zware conformiteitsregeling. Het verzamelen van persoonlijke gegevens via een telefoon in BYOD-modus vereist de aanwijzing van een verantwoordelijke voor de bescherming van persoonlijke gegevens, waarvan de titel en contactgegevens gepubliceerd en gemakkelijk toegankelijk moeten zijn.
Aanrader : Waarom kan een notaris het geld van een vastgoedverkoop blokkeren? Uitleg en oplossingen
De werkgever moet ook een register van privacy-incidenten bijhouden en de Commissie voor Toegang tot Informatie (CAI) op de hoogte stellen in geval van een inbreuk. We raden aan om dit aspect niet te onderschatten: een incident op een persoonlijk apparaat, buiten het netwerkperimeter van het bedrijf, bemoeilijkt de traceerbaarheid en de reactie aanzienlijk.
Wanneer het project de communicatie van persoonlijke gegevens aan derden (applicatieprovider, cloudservice) inhoudt, wordt een evaluatie van de privacyfactoren (EFVP) verplicht. In de praktijk betekent dit dat een werkgever zijn teams niet eenvoudig kan vragen om een berichten- of planningsapp op hun mobiele telefoon te downloaden zonder de volledige levenscyclus van de verzamelde gegevens te documenteren.
Zie ook : Begrijpen van elektrische ontladingen in het hoofd: oorzaken, symptomen en effectieve oplossingen
De vraag naar het recht van de werknemer om te weigeren doet zich ook direct voor. Veel werkgevers verwarren nog steeds het ter beschikking stellen van een hulpmiddel met de verplichting om het te gebruiken. Een werknemer die weigert een applicatie op zijn of haar persoonlijke telefoon te installeren, oefent een legitiem recht uit.
De werkgever moet dan een speciaal apparaat verstrekken of een ander proces vinden. Voor meer te weten over Décideur, blijft de grens tussen aanmoediging en dwang een van de meest verkeerd begrepen punten door managers.
Recht op privacy van de werknemer en grenzen van toezicht in Québec
Een werkgever mag de persoonlijke telefoon van een werknemer niet doorzoeken zonder diens toestemming, zelfs niet als het apparaat binnen de bedrijfsruimten wordt gebruikt. Dit principe is zowel gebaseerd op het Burgerlijk Wetboek van Québec (respect voor de privacy) als op de Handvest van Rechten en Vrijheden van de Mens.
Het toezicht op persoonlijke communicatie op een privéapparaat vereist een proportionele rechtvaardiging. Concreet kan de werkgever, zelfs bij twijfel over misbruik van de mobiele telefoon tijdens werktijd, alleen elektronische surveillance (volgsoftware, geolocatie) toepassen als hij kan aantonen dat minder ingrijpende middelen zijn geprobeerd en onvoldoende zijn gebleken.
- Het verzamelen van locatiegegevens via een applicatie die op een persoonlijke telefoon is geïnstalleerd, vereist expliciete, vrije en geïnformeerde toestemming, niet simpelweg een clausule die in een arbeidsovereenkomst is verstopt.
- Het heimelijk opnemen van gesprekken op de werkplek, zelfs door de werknemer zelf, roept vragen op over de toelaatbaarheid van het bewijs en kan een inbreuk op de privacy van collega’s vormen.
- Elke surveillanceregeling moet schriftelijk aan de werknemers worden meegedeeld voordat deze wordt geïmplementeerd, anders kunnen de verzamelde bewijzen als onontvankelijk worden beschouwd door een administratieve rechtbank.
We merken op dat verschillende Québecse organisaties gebruik maken van mobiele apparaatbeheer (MDM) zonder zich te realiseren dat de implementatie op een persoonlijke telefoon hetzelfde niveau van conformiteit vereist als een formeel toezichtssysteem.
Beleid voor het gebruik van mobiele telefoons op het werk: wat de wet echt toestaat om te verbieden
De werkgever heeft een managementrecht dat hem in staat stelt het gebruik van de persoonlijke telefoon tijdens werktijd te reguleren. Een algeheel verbod op persoonlijke mobiele telefoons blijft legaal in Québec, op voorwaarde dat het wordt gerechtvaardigd door redenen die verband houden met veiligheid, vertrouwelijkheid of het goed functioneren van het bedrijf.
Daarentegen zou een beleid dat alle toegang tot de telefoon, ook tijdens pauzes, zou verbieden, stuiten op een proportionaliteitsprobleem. De arbitragehoven in Québec hebben historisch gezien geëist dat de beperkingen redelijk zijn en uniform worden toegepast.
Minimale inhoud van een conform beleid
Een bedrijfsbeleid over mobiele telefoons moet de momenten en zones specificeren waar het gebruik is beperkt, de uitzonderingen (familie-noodgevallen, medische oproepen) en de sancties die van toepassing zijn in geval van overtreding. Het ontbreken van een schriftelijk beleid verzwakt de positie van de werkgever aanzienlijk in geval van een klacht of geschil voor de Administratieve Arbeidsrechtbank.
Het disciplinaire aspect verdient bijzondere aandacht. Een werkgever die een werknemer bestraft voor overmatig gebruik van de mobiele telefoon zonder vooraf duidelijke regels te hebben gecommuniceerd, loopt het risico dat de maatregel wordt vernietigd. De geleidelijke toepassing van sancties (mondelinge waarschuwing, schriftelijke waarschuwing, schorsing, ontslag) blijft de norm die door de arbiters wordt verwacht.
Veiligheid op het werk en persoonlijke telefoon: gedeelde verantwoordelijkheid
In sectoren waar fysieke veiligheid op het spel staat (bouw, productie, transport), valt het verbod op mobiele telefoons tijdens risicovolle taken niet alleen onder het managementrecht, maar ook onder de wettelijke verplichting van de werkgever om een veilige werkomgeving te waarborgen op basis van de Wet op de Gezondheid en Veiligheid op het Werk.
De werknemer heeft ook verplichtingen. Het gebruik van een persoonlijke telefoon in een gevaarlijke zone vormt een schending van zijn of haar zorgplicht. Gezondheids- en veiligheidscommissies integreren steeds vaker het gebruik van mobiele telefoons in hun risicoanalyses, net als persoonlijke beschermingsmiddelen.
- De werkgever moet de functies en zones identificeren waar de telefoon een reëel risico vormt (nabijheid van machines, besturen van voertuigen, hanteren van stoffen).
- Het veiligheidsbeleid moet onderscheiden zijn van het algemene beleid voor het gebruik van mobiele telefoons om verwarring over de aard van het verbod te voorkomen.
- Een ongeval dat zich voordoet terwijl de werknemer zijn of haar persoonlijke telefoon gebruikt, kan gevolgen hebben voor de schadevergoeding door de CNESST als nalatigheid wordt vastgesteld.
De persoonlijke telefoon op het werk in Québec bevindt zich op het snijpunt van managementrecht, bescherming van persoonlijke gegevens en gezondheid-veiligheid. Sinds de volledige inwerkingtreding van Wet 25, draagt elke organisatie die op de een of andere manier met de persoonlijke apparaten van haar werknemers te maken heeft, een conformiteitslast die ver voorbij gaat aan het opstellen van een intern beleid dat in de ontspanningsruimte wordt weergegeven.